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一是对方说的话,做的事本来是对的,我们感觉不舒服只是因为我们所处的角度不同罢了,如果站在对方的角度看待这个问题,可能一切都顺理成章了。真若如此,我们需要的是反思自己的言行。星期二下午,是我们公司本部各部室雷打不动的政治学习时间。今天我们学完规定的内容后,部长又拿出了一份《秘书工作》杂志,就其中一篇题为《从一件小事看办公室人员应当强化的三种意识》进行讨论。所谓一件小事说的是某市市委书记在外考察时,电话通知市委办公室信息科刘科长复印一份资料放到他办公室。刘科长将资料复印好,交给通信员放到了书记办公室。第二天,书记考察归来,又电话通知刘科长将上述资料再复印一份送办公室,接着去参加一个会议。刘科长有急事外出,将此任务交给了信息科的吴秘书。吴秘书复印好资料后让通信员放到书记办公室。通信员说:“资料昨天已经放过一份了,没必要再放。”吴秘书信以为真,随手将资料搁置一旁。书记开会回来,不见复印的资料,责备道:“办公室是干什么的,连一件小事都办不好!”很多人都有办事拖拉的习惯,觉得反正还有时间,忙什么。其实不然,既然你已经接受了这项工作,迟早都要干,我们为何不早一些干完它呢?在规定的期限内完成你的工作是对一个人的起码要求。与不失误的要求比起来,做到不耽误似乎更难,这是由于人的惰性所决定的。不要过多地强调领导给你的(或这件工作本身要求的)最后期限,因为你随时都有可能接受新的工作,这时双重的工作可能会给你造成过大的压力,最终使工作无法达到应有的质量。另一方面,领导随时可能会将工作的最后期限提前,使你措手不及。这种情况下领导考虑的不是离最后期限你应该还有多少时间,而是在此前我已经给了你多少时间。要想给领导留下好印象,就应该学会用领导的思维方式去思考问题。金沙大三巴先是坐车,后是吃饭,下面的礼仪知识该讲什么了?您看您这个学生多笨,始终搞不清自己需要的到底是什么。我猜想,前面两节讲的都是出门在外的事,这回是不是该讲讲办公楼里面的事了?比如接打电话,比如开会、办事,比如如何与领导及同事们相处等等——这都是我瞎猜的,千万不要因此扰乱了您的教学计划。

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上午开会时科长派我负责签到,望着这些风采各异的人物相互打着招呼步入会场,再注视着这些人在我面前一一止步,漫不经心地在签到簿上签上那响当当的名字(至少于我是响当当的名字),不知怎么搞的,我的内心竟会升起莫名的紧张与兴奋来。就在我正暗自发神经的时候,科长突然跑过来问我:时间差不多了,人到得怎么样了?我们每到一个部门或变换一个岗位,都会相应地承担起一系列的工作,领导或你的前任只会告诉你应该做哪些工作,应该怎样做,却绝少告诉你为什么要做这些工作。而你在此后的日子里就会按部就班地做这些工作,直到有一天你离开这个岗位,便再将这些工作的内容及要求交付给你的继任者,由他再机械地重复你所做的那些工作,像一个周而复始的轮回。作为会议的操办人,你应比其他参会人更早进入会场,具体的说你至少要提前15分钟到达会场。其主要原因是:一方面,作为会议的组织人,你应赶在其他参会人到来之前对会议的有关细节再进行一次检查,包括会议室的门是否已经打开,照明、音响、会标、空调以及会议用水等是否已经准备就绪。另一方面,如果参会人员先于你到达会场,却未发现任何要开会的迹象,则很可能对会议通知或自己的记忆产生怀疑而引起不必要的混乱。特别是当会议召开的时间与通知发出的时间间隔较长,或会议通知曾出现过变动(如曾变更过会议的时间或地点等)的情况下更是如此。对于规模较大的会议,一般要提前进行会场布置。会场布置一般包括桌椅的摆放、桌牌的制作和摆放、会标的制作及悬挂、音响系统的调试等。其中最不容忽视的工作是桌牌的摆放,之所以不容忽视,是因为桌牌摆放的实质是参会人员的座次问题。在上一封信中我们已经谈了宴会中的座次问题,而会议的座次与宴会是不尽相同的。

吃饭人多难免众口难调,常规做法是凉热荤素、鸡鸭鱼肉搭配起来。最好是客人到之前先有一个安排,再重点征求一下意见。回答这些问题的过程也正是你重新认识自己工作的过程,在这个过程中我们可能会对自己每天都在做的工作有一个全新的认识,你不仅可以知其然还会知其所以然,你可能会发现某些工作的过程或步骤完全可以进行简化甚至取消,却并不影响你得到正确的结果。你还可能发觉在工作中进行创新原来并不像你想象的那样难。在这种情况下,你的工作才可能早日从必然王国进入到自由王国。金沙大三巴关于明确的人生目标问题,我想以后有机会再与你作深入的探讨,今天我们仅就如何改进你的工作谈谈个人的体会。

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